இமெயில் வாயிலாகத் தொடர்பு கொள்ளும்போது நினைவில் கொள்ள வேண்டிய விஷயங்கள் பல இருக்கின்றன. உதாரணமாக யாருக்கு மெயில் அனுப்புவதாக இருந்தாலும் சரி, மெயிலில் என்ன இருக்கிறது என்பதை அதன் உள்ளட்டக்க தலைப்பு பகுதியிலேயே தெரிவித்துவிட வேண்டும். இமெயிலை பெறுபவர் இதன் மூலம் தலைப்பை பார்த்ததுமே மெயிலின் தன்மையை தெரிந்துகொண்டு அதற்கேற்ப செயல்படலாம். அதே போல, ரிப்லை ஆல், எனும் அனைவருக்கும் பதில் அளிக்கும் வசதியை கவனமாக பயன்படுத்த வேண்டும். அலுவலகத்தில் குழு மெயில் அனுப்பும் போது, தேவையில்லாமல் மேலதிகாரியையையும் அதில் இணைப்பதை தவிர்க்க வேண்டும். மேலும் கொத்தாக மெயில் அனுப்பும் போது, பிசிசி (BCC ) வசதியை பயன்படுத்தினால், வேறு யாருக்கு எல்லாம் அதே மெயில் அனுப்ப பட்டுள்ளது என்பதை மெயிலை பெறுபவர்கள் பார்க்க முடியாது.
இமெயில் தொடர்பான நுணுக்கங்களை அடுக்கிக்கொண்டே போகலாம். பொதுவாக இமெயில் நாகரீகம் இந்த நுணுக்கங்களைக் குறிப்பிடுகிறோம். நீங்கள் அனுப்பும் இமெயில் தவறாமல் வாசிக்கப்பட்டு பதில் அளிக்கப்பட விரும்பினால், இமெயில் நாகரிங்களை அறிந்து வைத்திருப்பது நல்லது. இந்தப் பட்டியலில் இமெயிலுக்கான சுருக்கப் பெயர்களையும் இனிச் சேர்த்துக்கொள்ள வேண்டும். அதென்ன இமெயில் சுருக்கப் பெயர்கள்?
இமெயிலின் உள்ளடக்கத் தலைப்புடன் ஒட்டிக்கொள்ளும் வகையில் இடம்பெறச்செய்யும் முதல் எழுத்துச் சுருக்கங்களைத்தான் இப்படிக் குறிப்பிடுகின்றனர். நீங்களேகூட, இ.ஒ.டி., எல்.எம்.கே. போன்ற சுருக்கங்களை இமெயிலில் பார்த்திருக்கலாம். மெயிலைப் பார்க்கும்போதே அதன் உள்ளடக்கம், மெயிலின் நோக்கம் தொடர்பான தகவல்களை உணர்த்துவதற்காகவே இந்தச் சுருக்கப் பெயர்களைப் பயன்படுத்துகின்றனர். இதன் பயன்பாட்டில் நீங்களும் தேர்ச்சி பெற விரும்பினால், மெயிலில் அடிக்கடி பயன்படுத்தப்படும் சுருக்கப் பெயர்களுக்கான விளக்கங்களைத் தெரிந்துகொள்ள வேண்டும்.
அலுவலகத்தில் இல்லை
இமெயிலில் உள்ள அனுகூலம் என்னவெனில், எந்த இடத்திலிருந்தும், எந்த நேரத்திலும் பதில் அளிக்கலாம். ஆக, அலுவலக மெயிலுக்கு நீங்கள் வீட்டிலிருந்தும் பதில் அளிக்கலாம். விடுமுறைப் பயணத்துக்கு இடையிலும் பதில் அளிக்கலாம். ஆனால், இவ்வாறு அலுவலகத்துக்கு வெளியிலிருந்து பதில் அளிக்கும்போது, நீங்கள் அலுவலகத்தில் இல்லை என்பதை உணர்த்திவிடுவது நல்லது. ஏனெனில், மெயிலைப் பெறுபவர் உடனடியாகப் பதிலை எதிர்பார்த்தால் அல்லது உங்களுடன் தொடர்புகொண்டு பேச முடிந்தால் சிக்கலாகலாம்.
எனவே, நீங்கள் அலுவலகத்துக்கு வெளியிலிருந்து மெயில் அனுப்புவதைக் குறிப்பிடுவது அவசியம். இமெயில் தலைப்புடன், அலுவலகத்தில் இல்லை என்பதை (அவுட் ஆப் ஆபிஸ் - OOO) எனும் சுருக்க எழுத்துகளை சேர்த்துக்கொள்வதன் மூலம் உணர்த்திவிடலாம். இதைத் தானியங்கி பதிலாகவும் அமைத்துக்கொள்ளலாம். இதேபோல, வீட்டிலிருந்து பணியாற்றினால், ஒர்க்கிங் ஃபிரம் ஹோம் என்பதை WFH மூலம் உணர்த்தலாம்.
தலைப்பே செய்தி
சில நேரம் இமெயில் செய்தியை ரத்தினச்சுருக்கமாகச் சில வரிகளில் அனுப்பலாம். இன்னும் சில நேரம் தலைப்பிலேயே செய்தியைச் சொல்லிவிடலாம். அப்படியிருக்க, மெயிலைப் பெறுபவர் அதைத் தேவையில்லாமல் ஓபன் செய்ய வேண்டாமே. எனவேதான், தலைப்பில் செய்தியைச் சொல்லிவிட்டு, இறுதியில் எண்ட் ஆப் மெசேஜ் (EOM ) எனக் குறிப்பிட்டுவிடலாம்.
இதேபோல மெயிலுக்கு நிச்சயம் பதில் தேவையெனில், தயவுசெய்து பதில் அளிக்கவும் என்பதை ‘PRB’(Please revert back) எனக் குறிப்பிடலாம். தேவையெனில் பதில் எதிர்பார்க்கும் நேரத்தையும் சேர்த்துக்கொள்ளலாம். மாறாக நீங்கள் தகவல்தான் தெரிவிக்கிறீர்கள் என்றால், அதற்கு அவசியம் பதில் எதிர்பார்க்கவில்லை என்பதைத் (நோ ரிப்ளை நெசஸரி- NRN) தெரிவிக்கலாம். உதாரணத்துக்கு மதியம் உணவுவேளையில் சந்திக்கிறேன், NRN எனக் குறிப்பிடலாம்.
வில்லங்க மெயில்
சில நேரம் அலுவலக சகாவுக்கு சும்மா ஜாலியான, கேளிக்கை மெயிலை அனுப்பி வைக்கலாம். அந்த மெயிலை உங்கள் சகா விஷயம் தெரியாமல் பலர் முன்னிலையில் திறந்து படித்தால், வில்லங்கமாகிவிடாதா? இதுபோன்ற மெயிலை அனுப்பும்போது அலுவலகச் சூழலில் பிரிப்பது பாதுகாப்பானது அல்ல என்பதை நாட் சேஃப் டூ ஓபன் இன் ஒர்க் - NSFW என உணர்த்தலாம். இன்னும் சில நேரம் பார்ப்பதற்கு வில்லங்கமாகத் தோன்றினாலும் பணிச்சூழலில் படிக்கும் வகையான தகவல்களை சேப் டூ ஓபன்- SFW என உணர்த்தலாம். இதேபோல பெறுபவருக்கு மட்டுமான தகவல் என்பதை ஃபார் யுவர் இன்ஃபர்மேஷன் - FYI எனக் குறிப்பிடலாம். மாறாக, இமெயில் தொடர்பான நடவடிக்கை தேவையெனில் அதையும் ஆக்ஷன் ரிக்வயர்டு -AR எனக் குறிப்பிடலாம்.
வெளியே செல்கிறேன்
அலுவலக விஷயம் தொடர்பாகக் காலையில் மெயில் அனுப்புகிறீர்கள். ஆனால், மாலையில் நீங்கள் சீக்கிரம் வீட்டுக்குச் செல்ல இருக்கிறீர்கள் எனில், அந்தத் தகவலையும் மெயிலில் லீவிங் ஏர்லி டுடே -LET எனக் குறிப்பிடலாம். முக்கியமாகத் தொடர்புகொள்ள வேண்டும் எனில், சக ஊழியர்கள் மாலைவரை காத்திருந்து ஏமாறாமல் இருக்க இந்தக் குறிப்பு உதவும்.
மிக முக்கியமான விஷயங்களை நீளமான மெயிலில் அனுப்புவதாக இருந்தால் டூ லாங் டூ ரீட்- TLTR எனக் குறிப்பால் உணர்த்தலாம். முதலில் அனுப்பிய மெயிலில் குறிப்பிட மறந்த விஷயத்தைத் தெரிவிக்க அடுத்ததாக ஒரு மெயில் அனுப்புவதாக இருந்தால், பை தி வே - BTW மூலம் அதைத் தெளிவுபடுத்திவிடலாம்.
என்ன பதில்?
சில சமயம் எல்லா மெயில்களுக்கும் பதில் தேவைப்படாது. இன்னும் சில மெயில்களுக்குப் பதிலை ஆம் அல்லது இல்லை எனத் தெரிவித்தால் போதும். பெரும்பாலும் மெயில் மூலம் கேள்வி கேட்கும்போது, ஆம் அல்லது இல்லை எனும் பதில் போதும் எனில், Y/N (Yes or No) எனக் குறிப்பிட்டால் விஷயம் முடிந்தது. அலுவலகரீதியாகவோ தனிப்பட்ட நோக்கிலோ இமெயிலைப் பயன்படுத்தும்போது, தகவல்தொடர்பை இன்னும் சிறப்பாக்கிக்கொள்ள இந்தக் குறிப்புகள் உதவும் என்கின்றனர் இமெயில் வல்லுநர்கள்.
செயலி புதிது: உள்ளங்கையில் வானிலை
வானிலை செயலியான வின்டி, பருவநிலை மற்றும் காற்றின் போக்கு தொடர்பான தகவல்களை அளிக்கிறது. இன்றைய வானிலை விவரங்களைத் தெரிந்துகொள்வதோடு அலையின் சீற்றம், காற்றின் திசை எனச் சிக்கலான விஷயங்களையும் இந்தச் செயலியில் தெரிந்துகொள்ளலாம். உங்களை வானிலை வல்லுநர்போல உணர வைக்கும் அளவுக்குத் தகவல்கள், வரைபட விவரங்களுடன் விரிவாக அளிக்கப்படுகிறது. வானிலைத் தகவல்களைத் தேடும் வசதியும் இருக்கிறது. இமெயிலில் வானிலை எச்சரிக்கைகளையும் பெறலாம். வானிலைக் கணிப்புகளையும் அறியலாம். ஆண்ட்ராய்டு போன்களில் பயன்படுத்தலாம்.
கூடுதல் தகவலுக்கு: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.windyty.android
தளம் புதிது: தெரியுமா?
உங்களுக்குத் தெரியுமா எனக் கேள்வி கேட்டு, வியப்பில் ஆழ்த்தும் தகவல்களை ஒற்றை வரிச் செய்திகளாகப் பட்டியலிகிறது டிட்யூநோ இணையதளம். சாம்பிளுக்கு இவை: ‘ஸ்டிராபெரி பழத்தைவிட எலுமிச்சையில் சர்க்கரை அதிகம்’!, ‘ஹவாய் மொழியில் 13 எழுத்துகள்தான்’’, ‘பறவைகள் உணவை விழுங்க புவிஈர்ப்பு விசை அவசியம்’.
தகவல் புதிது
கூகுளுக்கு வயது 20
இணைய உலகின் அபிமான தேடியந்திரமான கூகுளுக்கு 20 வயது. 1998-ல்தான் கூகுள் தேடியந்திரமாக அறிமுகமானது என்றாலும், 1997 செப்டம்பர் 16-ம் தேதி கூகுள்.காம் இணைய முகவரி பதிவு செய்யப்பட்டது. இந்தத் தகவலை அண்மையில் கூகுள் நிறுவனம் தனது ட்விட்டர் பக்கத்தில் தெரிவித்திருந்தது. இடைப்பட்ட காலத்தில் கூகுள் பிரம்மாண்ட வளர்ச்சி பெற்றுப் பெரும் மாற்றத்தைக் கண்டிருந்தாலும், அதன் முகப்புப் பக்கம் மட்டும் இன்னும் எளிமை மாறாமல் அதே பொலிவுடன் இருக்கிறது. அதுதான் கூகுள்!
இரவு நேர ட்விட்டர்
சமூக வலைப்பதிவு சேவையான ட்விட்டர் பயனாளிகள் இரவு நேரத்திலும் கண் விழித்து குறும்பதிவுகளை வெளியிடும் பழக்கம் கொண்டிருந்தால், அதற்கான ஒளி அமைப்பைத் தேர்வுசெய்துகொள்ளும் வசதி அறிமுகமாகியிருக்கிறது. ட்விட்டர் கணக்கில் புரஃபைல் பகுதிக்குச் சென்று, அதில் தோன்றும் பட்டியலில் இரவு நேரப் பயன்பாட்டுக்கான நைட்மோடு அம்சத்தைத் தேர்வு செய்துகொள்ளலாம். இதன் மூலம் பின்னணி வெளிச்சத்தையும் வண்ணத்தையும் மங்கலாக்கிக் கொள்ளலாம். அதிகாலை நேரப் பயன்பாட்டுக்கும் இது பொருந்தும்.